Vidste du…
At Outlook er stopfuld af smutveje der kan gøre livet
nemmere for dig og dine kolleger?
Når der er ferie vil vi der er tilbage, gerne have brød og
kage i Regionssekretariatet. Men vi behøver ikke nødvendigvis fylde mailboksen
hos alle dem der rent faktisk holder fri. Derfor er Outlook en funktion der får
mailen til at selvdestruere når den ikke længere er relevant – altså når kagen
er spist og ferien slut!
Kender du det at du sidder hjemme og arbejder og klokken er
over 22.00. Du vil gerne sende en mail, men du ikke vil virke som en
arbejdsnarkoman, derfor vil du gerne have at mailen sendes kl. 8.00 næste
morgen i stedet for?
Begge disse funktioner kan du få hjælp til i Outlook!
- Åbn en ny mail
- Vælg fanen "Indstillinger"
- Klik på "Udskyd levering"
- Hvis du vil udskyde levering sætter du flueben
i "Lever ikke før" og indtaster dato og klokkeslet.
- Hvis du vil have at mailen ikke skal være tilgængelig
efter et bestemt tidspunkt sætter du flueben i "Udløber efter" og
indtaster dato og klokkeslæt. Hvis mailen så ikke er blevet åbnet før vil
den automatisk blive slettet.
Når mailen er udløbet vil den blive gennemstreget i
indbakken, så dem der holdt ferie kan se, at mailen ikke længer er relevant.
Samme sted kan du indstille hvem der skal modtage svar på
mailen – det kan være nyttigt hvis du f.eks. skriver fra en afdelingspostkasse
eller på vegne af en kollega.
Klik på "vælg navn" og vælg hvem der skal modtage
svar.
Hvis du gerne vil sende dine kolleger noget, men det ikke er
vigtigt, kan du også indstille prioriteten. Så kan modtageren se om de bør læse
din mail eller det kan vente til en dag hvor de har god tid (!).
Åbn en mail og vælg den prioritering du ønsker:
Hvis du vælger lav prioritet kommer der en lille blå pil i
modtageres indbakke. Der viser at mailens indhold ikke er vigtigt.
Man kan selvfølgelig også vælge at prioriteringen skal være
høj og i givet fald er der i stedet et rødt udråbstegn:
Ingen kommentarer:
Send en kommentar