MidtRum er kommet ud over rampen

En af de digitale nyheder i 2017 er etableringen af MidtRum, som er et sikkert, webbaseret samarbejdsrum – der er supporteret af vores in-house Web Team - webteam@stab.rm.dk

http://midtrum.rm.dk/

MidtRum kan mange ting. Først og fremmest kan man bruge det til at debattere ("chatte"), dele dokumenter, filer og andre informationer, også med eksterne parter. Dernæst er det en sikker løsning og der er fine muligheder for at strukturere sit arbejde. MidtRum har også god plads til store filer, billeder og video. Og så kan det arkiveres (naturligvis i ESDH), når opgaven er slut.

Regional udvikling så mulighederne i MidtRum, da bevillingen fra EU til projektet C2C CC (Coast to Coast Climate Challenge www.c2ccc.eu ) dumpede ned i indbakken. Projekter fra EU kræver benhård styring og her har MidtRum vist sig som et velegnet arbejdsredskab.

Når man skal holde styr på 31 partnere, primært eksterne, som arbejder på 24 delprojekter, kan man forestille sig hvor kompleks styringen er, og i Regional Udvikling har man med webteamets hjælp tænkt sig godt om og lagt strukturen for projektet i MidtRum fast fra starten. Strukturen er også forberedt på projekts 6-årige levetid og på EU's rapporteringskrav.

MidtRum benyttes også til informations- og vidensdeling i Regional Udvikling til bl.a. processen omkring udarbejdelsen af en ny Vækst- og Udviklingsstrategi. I forbindelse med dette arbejde er alle medarbejdere i Regional Udvikling blevet inviteret ind i MidtRum og når en ny medarbejder tiltræder, så er tilmeldingen til Midtrum en del af proceduren. Så er det nemlig nemt at tilknytte medarbejderne til de samarbejdsrum – kaldet arbejdsgrupper - som er relevante for de enkelte.

I MidtRum er der mange muligheder for at opbygge en struktur, der hurtigt giver overblik over, om det er åbne eller lukkede rum. Det kan farvekoder for eksempel hjælpe med. Navngivning og påhæftelse af symboler kan også anvendes, så rækkefølgen giver mening, når der er mange arbejdsgrupper i et projekt.

En ikke uvæsentlig fordel ved at anvende MidtRum er, at man undgår mange overflødige mails, og at man kan versionsstyre og dele dokumenter. Supportfunktionen ligger i selve programmet, så det er let at skrive til MidtRum Support, hvis man støder på en forhindring.

Der er desværre ikke en integration fra MidtRum til ESDH, som jo er regionens primære sagsbehandlingssystem. Men det er let at oprette identiske hierarkier i såvel MidtRum som ESDH samt et drev i stifinder. På den måde kan f.eks. filer fra en ekstern partner let lægges på drevet, journaliseres i ESDH og lægges i MidtRum.

Da Digital Forvaltning og Intern Service havde været på afdelingsseminar blev der oprettet et MidtRum, hvor film fra dagen og andet ikke helt fagligt som f.eks. billeder af eftermiddagens kage blev delt.

Region Midtjyllands primære sagsbehandlingsværktøj er ESDH, men i MidtRum har vi nu et supplement, som gør det lettere og mere sikkert at dele informationer og dokumenter med såvel andre afdelinger i Region Midtjylland, som eksterne parter og vi kan kun opfordre til at prøve mulighederne af.