Vidste du...? om smutveje i Outlook

Vidste du…

At Outlook er stopfuld af smutveje der kan gøre livet nemmere for dig og dine kolleger?

Når der er ferie vil vi der er tilbage, gerne have brød og kage i Regionssekretariatet. Men vi behøver ikke nødvendigvis fylde mailboksen hos alle dem der rent faktisk holder fri. Derfor er Outlook en funktion der får mailen til at selvdestruere når den ikke længere er relevant – altså når kagen er spist og ferien slut!

Kender du det at du sidder hjemme og arbejder og klokken er over 22.00. Du vil gerne sende en mail, men du ikke vil virke som en arbejdsnarkoman, derfor vil du gerne have at mailen sendes kl. 8.00 næste morgen i stedet for?

Begge disse funktioner kan du få hjælp til i Outlook!

• Åbn en ny mail
• Vælg fanen "Indstillinger"
• Klik på "Udskyd levering"

• Hvis du vil udskyde levering sætter du flueben i "Lever ikke før" og indtaster dato og klokkeslet.

• Hvis du vil have at mailen ikke skal være tilgængelig efter et bestemt tidspunkt sætter du flueben i "Udløber efter" og indtaster dato og klokkeslæt. Hvis mailen så ikke er blevet åbnet før vil den automatisk blive slettet.

  

Når mailen er udløbet vil den blive gennemstreget i indbakken, så dem der holdt ferie kan se, at mailen ikke længer er relevant.

Samme sted kan du indstille hvem der skal modtage svar på mailen – det kan være nyttigt hvis du f.eks. skriver fra en afdelingspostkasse eller på vegne af en kollega.

Klik på "vælg navn" og vælg hvem der skal modtage svar.

Hvis du gerne vil sende dine kolleger noget, men det ikke er vigtigt, kan du også indstille prioriteten. Så kan modtageren se om de bør læse din mail eller det kan vente til en dag hvor de har god tid (!).

Åbn en mail og vælg den prioritering du ønsker:

Hvis du vælger lav prioritet kommer der en lille blå pil i modtageres indbakke. Der viser at mailens indhold ikke er vigtigt.

Man kan selvfølgelig også vælge at prioriteringen skal være høj og i givet fald er der i stedet et rødt udråbstegn:

Opgaveløb - information

Til opgaveløbet i morgen skal I bruge følgende:

• ·        Kort over regionshuset - tag et kort pr. gruppe
• ·        Liste over placering af poster - til evt. at skrive løsninger på, så I kan huske dem til I kommer ind. 

  

Før starten                   kl. 10.35 – 10.40

Find jeres gruppe og find ud af hvem der har en smartphone eller tablet/Ipad, som kan anvendes. Telefonen/tablet'en skal have en app, som kan scanne QR koder og den skal kunne gå på nettet. Find også gerne på et fedt navn til holdet J

Tjek posternes placering på kortet og find ud af hvor I vil starte. Posterne er nummereret fra 1-12, men I må starte hvor som helst.

  

Under "løbet"              kl. 10.40 – 11.20

Når I finder en post scannes QR koden, så I kan læse hvad opgaven går ud på.

Herefter går I lidt væk fra posten (så næste hold kan komme til) og finder løsningen.

Noter evt. svaret i smartphone/tablet eller på listen over placering af poster.

  

Efter "løbet"                kl. 11.10 – 11.35

Sidste post hænges op i konferencelokalet kl. 11.10 og den tages ned præcist kl. 11.20!

Herefter skal I gøre jer klar til at registrere jeres hold på Kahoot.it, så I kan lægge jeres svar ind. Dette gøres fælles, men I skal have fundet Kahoot frem på jeres mobil/tablet og være klar til at taste jeres hold og pinkode ind. Det vil I få vejledning til. 

Quiz: Du styrer - eller gør du?

Hvordan styrer du dine opgaver? Skriver du dem ned på små papirlapper, der ligger spredt ud over hele skrivebordet? Lægger du alle opgaver ind i din kalender, så der er helt styr på, hvornår du skal løse dem? Bruger du Outlooks opgavefunktion, så du kan klikke et tilfredsstillende "fuldført", hver gang du har løst en opgave? Eller satser du på, at du nemt kan huske det hele, og tager det som det kommer – hvis du glemmer noget, var det nok ikke vigtigt? Prøv quizzen og find ud af, hvilken type opgavestyring, der passer til dig.

1. Hvilken typer opgaver løser du?

A – De fleste af mine opgaver er med en klar tidsfrist. Opgave udførslen varer sjældent mere end 1-2 timer

B – Jeg har alle typer opgaver fra de simple til de meget komplekse

C – Jeg har mest meget vigtige hasteopgaver

2. Hvordan forløber en typisk dag for dig?

A – Jeg bruger det meste af dagen ved mit skrivebord, men har af og til et møde

B – Jeg har mange møder, så jeg er sjældent mere end 2-3 timer ved skrivebordet på en dag

C – Jeg farer rundt fra det ene til det andet, der er aldrig ro

3. Hvordan foretrækker du, at dagen forløber?

A – Jeg kan godt lide, at mine opgaver bliver tilrettelagt, og at jeg bliver påmindet om dem i god tid

B – Mine dage er ikke altid lige forudsigelige, så jeg har brug for en to-do-liste over løste og uløste opgaver

C – Jeg ved aldrig hvad dagen bringer, og jeg kan godt lide, at det hele ikke er så skemalagt.

4. Hvordan har du det med din indbakke?

A – Når jeg læser mail, får jeg ekspederet de fleste opgaver videre med det samme

B – Jeg får mange mails, som jeg ikke kan løse med det samme, men som jeg lige skal tænke lidt over eller vende med en kollega

C – Min indbakke er håbløs. Der skal nok være nogle mails, jeg ikke har fået besvaret, men er det vigtigt, så skriver de jo nok igen

5. Hvor kommer dine opgaver fra?

A – De kommer typisk på mail, eller ved at nogen kommer forbi mit kontor

B – Det kan både være på mails, via møder og uformelle snakke, og opgaver jeg selv kommer i tanke om ville være smart at få løst

C – Hvor kommer de ikke fra? De kommer væltende ind fra ad alle tænkelige kanaler

6. Hvordan styrer du din dag?

A – Det er de daglige opgaver, der styrer min dag. Men jeg bruger påmindelser i kalenderen, også i forhold til forberedelse

B – Jeg har mange møder i kalenderen, så derfor er opgavelister vigtige for mit overblik

C – Jeg løber efter det, der brænder mest

Flest A:

Du har en overskuelig hverdag, der dog godt kan blive lidt hektisk ind i mellem, når der er mange opgaver. Du kan have god gavn af at bruge kalenderen til at lægge opgaver ind i. På den måde får du tidsbestemt, hvornår du vil løse en opgave, og skulle der alligevel komme noget i vejen den dag, kan du bare flytte den.

Flest B:

Du har mange bolde i luften, og du når sjældent alt det, du havde planlagt. Ved at bruge Outlooks opgavestyring kan du få et overblik over, hvilke opgaver du har, og hvornår du tror, du vil løse dem. Når du det ikke, forbliver de på listen, til du har løst dem.

Se vejledning om opgavestyring under "Tips til optimering".

Flest C: Du har en kaotisk hverdag, der kunne have godt af lidt prioritering og planlægning. Inden du tager et værktøj i brug er du dog nødt til at forlige dig med, at planlægning tager tid. Men det er godt givet ud i sidste ende, for det vil gøre dig bedre til at nå det, der er vigtigt.

Noget om Twitter

Hvad er twitter egentligt?

Twitter er én enkelt ting, rent teknisk - en strøm. Én kolonorm strøm, også kaldet "the firehose", brandslangen.

Twitter er en stille og fredelig å, når du møder den. Helt tom. Der sker tilsyneladende ikke så meget.

Men du er en nysgerrig abe, og du har en sæk fuld af aviser. Og du ser nogle drenge folde et skib af en avis, og sætte det i vandet. Det vil du også prøve. Så du folder det bedste du har lært, og der kommer et fint skib ud af det, og du sætter det i vandet.

Tillykke du har netop lavet dit første tweet.

Og hvis du var Peter Pedal ville det sikkert være fint nok for dig at cykle langs bredden af åen, og se skibene sejle ned ad strømmen.

Men du er ikke Peter Pedal, så det bliver hurtigt jævnt kedeligt bare at sætte skibe i vandet. Du ville også gerne se nogle andre skibe end dem du selv sætter ud. Det sjove er at de faktisk er der. Alle de andre. Du kan bare ikke se eller høre dem. Men hvert eneste sekund søsættes tusindvis af skibe lige for næsen af dig.

Det er det bedste billede af "din Twitter". Det er nemlig dit blik på alle disse netop søsatte papirsskibe.

Nu skal du i gang med at finde ud af hvilke andre skibe du vil kigge på, eller med andre ord hvem du gerne vil følge. Der er forskellige måder at følge folk på, det hjælper twitter-systemet med. Det kan du finde mere om på twitterguide.dk.

Det der er vigtigt at forstå, er at jo flere du følger på twitter, og tildels hvor mange der følger dig, des mere liv kommer der i "din twitter". For alle (eller næsten alle) tweeter. Nogle gør det ofte, andre indimellem.

Og du kan læse dem, og du kan kopiere dem så andre kan se dem (det kaldes at retweete), du kan lade dig inspirere af dem til dine egne tweets, du kan endda markere dem med et lille flag, som viser at de er svar på en andens tweet, som igen kan besvares med et nyt markeret tweet fra den første (det kaldes samtaler), og du kan også sende tweets ud med flag og farver på, så du er ret sikker på at andre vil se dem (det kaldes omtaler/mentions).

Efterhånden kan du følge så mange at det kan være svært at følge med. Så har du forskellige muligheder - du kan prøve at skabe overblik over hvad du er gået glip af, du kan acceptere at nogle tweets må gå din næse forbi, eller du kan sætte forskellige filtre op, som giver dig flere eller færre tweets, alt efter hvad dit behov er.

#hashtags - ord med # foran - er et sådant filter, det er en automatiseret søgning af alle tweets, der har fået påmalet sådan et. Så ser du kun dem - men du ser dem fra alle, også dem du ikke følger til daglig.

Man kan også lave mere avancerede søgninger, det gør virksomheder for eksempel ofte, for at se hvornår de eller deres produkter bliver nævnt, så de hurtigt kan reagere, hvis der kommer dårlig omtale, for eksempel, eller retweete (kopiere) hvis der siges noget positivt om dem.

Pointen er at Twitter er denne enorme strøm af tweets og alle har et eller flere unikke filtre på den. Men alle skriver i den samme strøm. Alles tweets kan ses af alle og kommenteres af alle, der er ingen modifikation mulig, udover at man kan slette sine egne tweets.

For det er det Twitter er - en strøm af informationer, som vi alle forsøger at påvirke andre med eller selv bliver påvirket af; på kryds og på tværs, ved at søsætte idéer og vittigheder, og ser om de holder vand.
-------------------------------------------

Ovenstående tekst er stærkt inspireret af "Leoparddrengen", som driver sitet twitterguide.dk

På Twitter kan du blandt andet følge vores egen @lind_carsten og @stengaardmadsen.

På mødet om sociale medier den 31. marts kl. 11.30 – 12.30 vil Steven fra Kommunikation sige mere om hvad twitter kan bruges til og svare på jeres spørgsmål om dette på en gang super simple men også meget komplekse medie.

Meld jer til mødet og bliv meget klogere på de sociale medier. 

Noget om Facebook

Facebook er et af de ældste eksisterende sociale medier – og er det største i store dele af verden. 62% af danskerne er aktive på facebook hver eneste dag. Årsagen skal nok søges i, at principperne bag facebook med de uforpligtende venskaber og muligheden for at følge med i hvad vennerne foretager sig, er yderst tiltrækkende for mange.

Men Facebook er meget andet: For mange virksomheder er deres facebook-side en nøgle-kanal i kommunikation med omverdenen – i sammenspil med deres hjemmeside. På facebook laver virksomhederne indhold – med kunderne som bidragydere og medspillere – selvom de jo i sagens natur også engang i mellem er modspillere.

Region Midtjylland driver selv sin hjemmeside, men da man arbejder bevidst med kommunikationsstrategien og gerne vil ramme bredest muligt har regionen naturligvis også sin egen profil på Facebook.

Når man kigger på regionens forside er profilbilledet en redningshelikopter i solnedgangen. Et godt valg, da en af de ting regionen har markeret sig på i offentligheden er driften af redningshelikopteren.

Under profilbilledet er en beskedboks, hvor der er mulighed for at skrive en besked til Regionen og et kort, som viser mig, at jeg er mindre end 1 kilometer fra Region Midtjylland. Det er jeg glad for, for jeg sidder på mit kontor i Regionshuset og skriver dette.

Næste opslag denne dag er en film af træningsøvelser til skulderleddet og derefter følger diverse opslag med aktuelt nyhedsindhold, hvor det nyeste er 5 timer gammelt og de ældre opslag kommer som perler på en snor.

Næsten alle opslag er kommenteret af en eller flere og i de tilfælde hvor det er relevant har vores facebook-redaktør Steven svaret. Der er altså tale om en ikke uvæsentlig public service der her ydes.

Facebook er en væsentlig brik i regionens kommunikationspuslespil, og anvendes målrettet af regionen til f.eks. informationskampagner, som denne om børns feber.

Facebook er et medie, som kan dele vandene. Det elskes af mange og afskys også af adskillige, men ovenstående er dog et eksempel på, at det ikke kun anvendes til at vise film af nuttede kattekillinger, men at det også kan bruges til noget fornuftigt. 

Linkedin – til dit faglige netværk

Så mange som hver 4. dansker har en profil på Linkedin, som vi alle har udfyldt med oplysninger fra vores CV og et pænt billede. Desværre stopper de fleste der. Så er Linkedin overhovedet et socialt medie? Ja, sitet kan meget mere end bare at fungere som cv-database og blå bog.

Hvis man vil, kan man være social og dele ud af sin viden og synspunkter på flere forskellige måder. Forskellen fra Facebook er, at det handler om faglighed og arbejdsrelationer. Nogle omtaler Linkedin som "Facebook for voksne".

Deltag i den løbende debat

Ligesom på Facebook er der en løbende strøm af indlæg, likes og kommentarer fra dine forbindelser og de virksomheder/organisationer, du har valgt at følge. Der er ikke altid den store diskussionslyst her, men en glædelig nyhed eller en efterlysning om hjælp til nye kontakter eller faglige løsninger bliver sjældent overhørt.

Meld dig ind i grupper

Der findes et hav af faglige grupper, både danske og internationale, som er mere eller mindre aktive. Her kan man mere målrettet og tit med større succes dele information og efterspørge andres input blandt nogen, der deler samme interesse.

Skriv artikler

Hvis du har en faglig indsigt, som andre kan have gavn af, og hvis du gerne vil formidle den, er det meget nemt at udgive artikler på Linkedin. Du kan selvfølgelig også søge artikler frem, som andre har skrevet, og siden Slideshare blev en del af Linkedin, er databasen med delt, fagligt indhold blevet rigtig stor.

Region Midtjylland på Linkedin

Regionen har naturligvis også en profil i form af en virksomhedsside. De opslag, der kommer på her er ikke så borgerettede, men handler mere om organisationens aktiviteter som myndighed og arbejdsplads.

Om Linkedin

Meningen med Linkedin er at give fagfolk mulighed for at knytte forbindelser og gøre dem mere produktive og succesfulde. En profil giver adgang til personer, job, nyheder, opdateringer og indsigt, der hjælper dig til at blive bedre til det, du laver.


Hvis du vil vide mere, så kig eventuelt i denne blog: https://astridhaug.dk/7-facts-om-danskerne-pa-sociale-medier-anno-2016/ og deltag i fællesmødet om sociale medier den 31. marts 2017 kl. 11.30-12.30.

Sociale medier - kan man bruge dem til noget fornuftigt?

Sociale medier er emnet for Regionssekretariatets IT projekt i marts måned.

Arbejdsgruppen, som består af Steven Collins (RM Kommunikation), Inger Würtz Iversen, Connie Eriksen og Lene Manø Møller samt (nørd) Bente Knudsen, har udvalgt tre sociale medier, som vi sætter særligt fokus på i løbet af måneden:

• LinkedIn
• Facebook
• Twitter

De næste tre fredage lægger vi en artikel om et af ovennævnte sociale medier på bloggen, hvor vi gennemgår hvad mediet kan og hvem der bruger det. Artiklerne lægges op kl. 11.00.

Arbejdet kulminerer med et fællesmøde den 31. marts kl. 11.30 - 12.30, hvor Steven Collins, som er Region Midtjyllands specialist og ansvarlige for sociale medier gennemgår brugen af sociale medier og især hvordan Region Midtjylland bruger dem og hvilke rammer der er for korrekt og ordentlig brug af sociale medier.

Følg os på bloggen og til fællesmødet og bliv klogere på brugen af sociale medier.